Effektivisér og automatisér kommunikationen mellem Herobase og Microsoft Dynamics 365 CE

Introduktion

Cenvation og Herobase har i samarbejde udviklet HerobaseLink, som hjælper organisationer og virksomheder med at effektivisere og automatisere kommunikation mellem et eller flere in-house eller outsourcede call-centre og Microsoft Dynamics 365 CE. Læs mere om Herobase her: Herobase.

Har I en eller flere personer internt eller eksternt, som ringer til nye eller eksisterende kunder for at generere nysalg eller krydssalg? Har I udfordringer med at kunne følge op på status for kampagnerne, eller mangler I historiske data omkring, hvem der er blevet ringet til hvornår og hvordan det er gået? HerobaseLink synkroniserer data mellem Microsoft Dynamics 365 CE  og Herobase. På den måde kan man både se resultatet af et opkald i Microsoft Dynamics 365 CE og/eller oprette produkter/aftaler på personen i CRM i samme overførsel.

Produkter kan bruges til alle versioner af Microsoft Dynamics 365 (version 4.0 og frem) og både OnPremise og Online.

Hvad kan produktet hjælpe med?

HerobaseLink kan hjælpe med at forenkle mange forretningsprocesser omkring telemarketing, hvor Herobase og Microsoft Dynamics 365 CE skal samarbejde. Nogle af de problemstillinger, som HerobaseLink tidligere har været med til at løse hos kunder er skitseret nedenfor.

  • Man havde en meget manuel proces for segmentering og håndtering af ud- og indlæsning af emner

  • Grundet den manuelle indlæsning og håndtering af data oplevede man ofte dårlig kvalitet i data for emnerne

  • Opdateringen af Microsoft Dynamics 365 CE var en manuel proces direkte i Microsoft Dynamics 365 CE

  • Fundraisere brugte tid på registrering i såvel Herobase som Microsoft Dynamics 365 CE

  • Fundraisere arbejdede i både Microsoft Dynamics 365 CE og Herobase, og derfor skulle der afregnes licenser til både Herobase og Microsoft Dynamics 365 CE

  • Det tog lang tid at lære nye fundraisere op, fordi de skulle oplæres i både Herobase og Microsoft Dynamics 365 CE

En af de processer, som HerobaseLink kan forenkle er overførslen af data fra Microsoft Dynamics 365 CE til Herobase. Nedenfor vises denne forretningsproces før og efter indførsel af HerobaseLink.

Proces før indførsel Proces efter indførsel
Søg Der laves en segmentering Lav en kampagneaktivitet og en segmentering via en dynamisk eller statisk marketingsliste. Publiser kampagneaktiviteten, og telefonopkald generes automatisk
Udtræk Listen trækkes ud i Excel
Mapping Der mappes felter i Herobase
Indlæsning Excel-filen indlæses manuelt i Herobase Emner overføres og oprettes automatisk i Herobase

Vi har ligeledes oplevet, at HerobaseLink anvendes af virksomheder til at oprette nye emner under en igangværende kampagne direkte i Herobase. Dette betyder, at hvis en fundraiser eller telemarketingsmedarbejder får et lead under et opkald. Det kunne eksempelvis være en kollega, som nævner en anden kollega eller et familiemedlem, som har en slægtning, som også ønsker et opkald. Under normale omstændigheder ville personen skulle oprette dette nye lead i både Herobase og Microsoft Dynamics 365 CE. Her kan HerobaseLink også effektivisere processen.

Nedenfor vises denne forretningsproces før og efter indførsel af HerobaseLink.

Proces før indførsel Proces efter indførsel
Søg Emne oprettes i Herobase Emne oprettes i Herobase. Herobase kontakter Microsoft Dynamics 365 CE, og modtager et nyt unikt id.
Udtræk Listen med emner oprettet i Herobase trækkes ud på en særskildt liste ugentligt
Indlæsning Listen indlæses manuelt i Microsoft Dynamics 365 CE, og emner oprettes i Microsoft Dynamics 365 CE

Derudover er der mange virksomheder, som anvender HerobaseLink til at optimere processen omkring at få status for opkald retur til Microsoft Dynamics 365 CE. Årsagen til dette er, at hvis man ikke anvender en automatiseret proces for at føre data retur til Microsoft Dynamics 365 CE, så har man en tendens til at føre de succesfulde opkald retur, og lade de afslag ligge. Dette er helt naturligt, men man vil ofte opleve, at der kan ligge vigtige informationer i et afslag – måske er det blot ikke de rigtige tidspunkt, og man vil have bedre held, hvis man ringer en anden måde. Denne type informationer kan HerobaseLink hjælpe med at føre retur til Microsoft Dynamics 365 CE, så man kan lave automatiserede flows.

Nedenfor vises denne forretningsproces før og efter indførsel af HerobaseLink.

Proces før indførsel Proces efter indførsel
Søg Afsluttede emner søges frem i Herobase
Opdatering I nogle tilfælde opdateres emner direkte i Microsoft Dynamics 365 CE af fundraiseren under kaldet Status for afsluttede emner opdateres i Herobase umiddelbart efter opkaldet
Udtræk Emnerne trækkes manuelt ud af Herobase
Indlæsning Emnerne indlæses manuelt med respons i Microsoft Dynamics 365 CE Microsoft Dynamics 365 CE modtager online og automatisk status fra Herobase og opdaterer Microsoft Dynamics 365 CE. Når dette sker kan der oprettes aftaler og produkter, hvis det ønskes nu eller i fremtiden

Løsningen

I den følgende vil løsningen blive præsenteret. Skærmbillederne er fra Microsoft Dynamics 2013. HerobaseLink findes til alle versioner af Microsoft Dynamics 365 (version 4.0 og frem) og både OnPremise og Online.

Herobase dashboard

Når løsningen installeret følger der et dashboard med, som brugere kan se når de tilgår Microsoft Dynamics 365 CE. På dette dashboard er det muligt at følge med i status på overførsler og transaktioner.

Når man ønsker at lave en overførsel til Herobase fra Microsoft Dynamics 365 CE skal man igennem et par steps. Det starter med, at man opretter en kampagne ved at angive et navn for kampagen. Når man har gemt kampagnen er det muligt at tilføje en marketingsliste.

Herobase kampagne

Oprettelsen af marketingslisten sker ved, at man giver den en navn. Herefter angiver man, hvilken type af data, der skal overføres. Microsoft Dynamics 365 CE understøtter, som standard Account (Firma), Leads (Kundeemner) og Contact (Persone). Herefter vælge man, om man ønsker et statisk eller dynamisk marketingsliste. Herefter gemmer man marketingslisten, og trykker på “Manage Members.”

herobase marketingsliste

Sidste skridt er at oprette en Kampagneaktivitet på Kampagnen. Dette sker ved at trykke på “Ny”, angive et navn og trykker på “Gem.” Herefter skal der angives et unikke kampagnenavn, som skal matches i Herobase. Det er denne kampagne i Herobase, som HerobaseLink overfører emnerne til. Derudover skal det vælges, hvordan data skal overføres – og hvilke felter. Dette gøres simpelt ved at vælge en template. Templates bliver beskrevet nærmere under opsætning senere på denne side.

herobase kampagneaktivitet

Opsætning

Generelt bruges Templates at tage modtage og sende til og fra Herobase. Dette betyder, at man på en Template angiver om den er til at modtage eller sende data på. Når man har angivet dette angiver man, hvilke felter man ønsker at modtage eller sende på den pågældende Template, og hvilket felt værdien skal ende i.

Det betyder, at man kan vælge frit, hvilke felter, der skal overføres i en kampagne, og det kan variere fra kampagne til kampage. Derudover kan Templates genbruges på flere kampagne, hvis man ønsker det.

herobase template

Når et Templatefield associeres med en Template vælger man, hvor data skal placeres og hvilken type af data, der er tale om. Et eksempel på et TemplateField er vist nedenfor.

herobase templatefield

Når man er færdig med opsætningen, så vil man typisk have en liste med felter på hver Template. Dette kan se ud, som vist nedenfor.

herobase templatefields

Når man selv har mulighed for at opsætte integrationen på denne måde, så er det selvfølgelig også nemt at lave en rettelse, som ikke er korrekt. Dette er udfordringen ved at gøre en integration så fleksibel. Dette er der også tænke over. HerobaseLink leveres med to sikkerhedsroller: 1) HeroConnector Administrator, som har mulighed for at oprette, rette og slette i konfigurationen og 2) HeroConnector User, som har mulighed for at se templates.

herobase roller

Infrastruktur

Anvendelse af HerobaseLink kræver, at produktet kan installeres et sted, hvor produktet både kan kommunikere med Microsoft Dynamics 365 CE og Herobase. Hvis man har en OnPremise-version, så kan dette eksempelvis være Microsoft Dynamics 365 CE-serveren. Hvis man har Online-versionen kan det være en eksisterende integrationsserver eller en Azure-server.

Dette betyder også, at man skal have defineres hvilken port HerobaseLink kan kommunikere på. Når dette er sket sættes HerobaseLink på og en Microsoft Dynamics 365 CE-solution importeres i Microsoft Dynamics 365 CE. Dette sikrer, at relevante entiteter er til rådighed for produktet og opsætningen.

Et eksempel på infrastrukturen er vist nedenfor.

Herobaselink infrastruktur

Overblik over funktionalitet

Nedenfor finder viser en oversigt udvalgt funktionalitet i HerobaseLink.

  • Konfigurérbar og dynamisk opsætning af, hvilke data, der skal overføres. Eksempelvis felter fra firmaer, kontaktpersoner, leads og telefonopkald

  • Man kan hente data på ikke-standard entiteter i Microsoft Dynamics 365 CE

  • Understøttelse af både statiske og dynamiske marketingslister

  • Understøttelse for oprettelse af emner ad hoc i Herobase under igangværende kampagner

  • Mulighed for dubletkontrol via standard funktionalitet i Microsoft Dynamics 365 CE

  • Mulighed for understøttelse af flere interne eller eksterne call-centre

  • Log med resultatet for overførsler direkte i Microsoft Dynamics 365 CE

  • Mulighed for at oprette eksempelvis aftaler og produkter i Microsoft Dynamics 365 CE, når resultatet overføres fra Herobase til Microsoft Dynamics 365 CE

  • Mulighed for at udstilles sider til fundraisere, hvor yderligere oplysninger kan indtastes

Vil du vide mere?

Hvis du har uddybende spørgsmål eller afklaringer, så er du meget velkommen til at tage fat på os. Det gør du nemt ved at trykke på knappen nedenfor.

Kontakt os