Microsoft Dynamics 365 Sales

På denne side finder du en introduktion af Microsoft Dynamics 365 Sales.

Der er et stort overlap i standard funktionalitet mellem Microsoft Dynamics 365 Customer Service og Microsoft Dynamics 365 Sales. Hvis du allerede har læst omkring Microsoft Dynamics 365 Customer Service, så hop ned til Marketing.

Brugergrænsefladen

dashboard

Microsoft Dynamics 365 CE er opbygget med en nem og intuitiv brugergrænseflade. Brugergrænsefladen minder meget om andre Microsoft-produkter, og derfor er kravet til undervisning i standardproduktet også begrænset.

Når man som bruger åbner Microsoft Dynamics 365 CE møder man et dashboard. Et dashboard giver et overblik over forretningen og viser dermed forskellige diagrammer over forskellige tal. Man kan opsætte et dashboard for alle, og det er også muligt for brugere at oprette egne dashboards. Dashboard ovenfor viser tilgangen af nye støtter, bidrag per betalingskanal sidste måned, bidrag per betalingskanal denne måned og de opgaver, som den brugeren skal følge op på.

aktiviteter

I Microsoft Dynamics 365 CE vil Timeline visningen liste opgaver der er tracket i systemet. Hver opgave vil være en af følgende standard aktivitetstyper – E-mails, Aftaler, Telefonopkald og Noter. Disse kan vises i Timeline på både firma og person plan, som vist ovenfor. Standard aktivitetstyperne kan tilpasses efter behov, og løsningen kan nemt udvides med andre typer af aktiviteter. Af andre typer af aktiviteter kan f.eks. nævnes Cenvations add-on, SMSLink. Ved brug af dette add-on vil listen af aktiviteter blive udvidet med aktiviteten SMS.

Microsoft Dynamics 365 CE indeholder også et rigt sæt af anden standard funktionalitet, og kan nemt udvides med yderligere metadata. Derudover kan Microsoft Dynamics 365 CE udvides med nye skræddersyede skærmbilleder(tabeller), populært kaldet Business Solutions eller xRM.

Microsoft Dynamics 365 CE findes på dansk, engelsk, tysk og andre gængse sprog. Sprogpakker kan downloades direkte via Microsofts hjemmeside.

simpelsogning

I brugergrænsefladen findes flere forskellige søgninger. Ovenfor er den “Simple Søgning” vist, hvor der kan søges på alle konfigurerede felter. Den simple søgning søger i konteksten af de data, som bliver vist. Søgefelter, resultatfelter og sorteringer kan konfigureres.

advanced search

Ud over den simple søgning har Microsoft Dynamics 365 CE også mulighed for en avanceret søgning, hvor man kan søge på felter ud fra mere avancerede kriterier. Dette kan f.eks. være: Sager oprettet dags dato, og hvor typen er arbejdsgiver. Den avancerede søgning giver mulighed for at udtrække lister fra alle tabeller i Microsoft Dynamics 365 CE til Excel (også de skræddersyede datacontainere).

Søgningerne kan gemmes og deles med andre, og resultaterne kan eksempelvis anvendes i forbindelse med segmentering i marketing.

Når man laver en søgning i Microsoft Dynamics 365 CE returneres resultatet i en liste. Disse lister minder om de lister, som findes over alle typer af data i resten af applikationen. Disse lister bruges til at give et overblik over data, og man kan selv vælge, hvor mange man ønsker at se ad gangen. Følgende viser en oversigt over virksomheder i Microsoft Dynamics 365 CE.

company

Billedet ovenfor viser visningen “Aktive firmaer.” I Microsoft Dynamics 365 CE kan man lave alle de visninger, som man ønsker sig. I disse visninger kan vi konfigurere hvilke kolonner man ønsker at se. Det er både muligt at lave globale visninger, som alle kan se, og lave personlige visninger, som brugere kan dele med hinanden. Alle disse visninger er baseret på en filtrering, som opbygges via den avancerede søgning.

Hvis man trykker på en af disse linjer – enten i de personlige visninger, de globale visninger eller i den avancerede søgning, bliver der åbnet et dedikeret skærmbillede, hvor man kan se flere informationer.

companydisplay

På disse skærmbilleder kan man indsætte de felter man ønsker. Derudover kan man have flere forskellige skærmbilleder; ét til marketing, ét til salg og ét til kundeservice. Det betyder, at man kan opbygge skærmbillederne, således at de reflekterer brugerens behov og fokuserer på den situation, som brugeren anvender Microsoft Dynamics 365 CE til. Hermed vises de data, der er mest relevant for brugeren i den pågældende situation.

Når en virksomhed oprettes eller ændres via dette skærmbillede kan Microsoft Dynamics 365 CE undersøge, om der er tale om en dublet i forhold til de data, som allerede er registeret i Microsoft Dynamics 365 CE. Reglerne for, hvordan Microsoft Dynamics 365 CE identificerer en dublet oprette i Microsoft Dynamics 365 CE  via standard funktionalitet. Et par eksempler er vist herunder:

dubletregler

Hvis Microsoft Dynamics 365 CE identificerer en dublet, vil brugeren få vist en advarsel. Denne advarsel viser brugeren hvilke dubletter, der er identificeret ud fra de forud opsatte regler. Hvis brugeren ønsker det, kan man via standard funktionalitet flette dubletterne. Dette sker ved, at brugeren vælger, hvilken post, der skal forblive aktiv, og hvilken post der skal deaktiveres. Brugerne har ligeledes mulighed for at vælge og fravælge felter, som er ønsket på den endelige post.

advarsel
flet

Når man eksempelvis fletter virksomheder, personer eller konkurrenter, så betyder det også at felter på den blivende post ændres. Felterne kan selvfølgelig også ændres, når en bruger opretter eller ændrer poster. Derfor er det også rart løbende at kunne følge med i, hvilke felter, som er ændret på eksempelvis virksomheder, personer eller konkurrenter. Microsoft Dynamics 365 CE har standard funktionalitet til håndtering af dette. Denne kan aktiveres på alle skærmbilleder inklusive standard og skræddersyede tabeller. Nedenfor vises et eksempel, hvor data er ændret på en konkurrent i Microsoft Dynamics 365 CE. Det samme overblik kan aktiveres og findes på alle andre tabeller.

overvågning

Microsoft Dynamics 365 CE understøtter overvågning af feltændringer på alle data. Det betyder, at man kan se hvad der er ændret, hvem der har gjort det og hvornår, og det kan konfigureres på flere forskellige niveauer.

Marketing

Marketingsmodullet i Microsoft Dynamics 365 for Sales er baseret på kommunikation til kundeemner, kunder og personer.

Marketing

Selve modullet inkluderer komponenter, som:

  • Kampagne

  • Kampagneaktivitet

  • Hurtig kampagne

  • Marketingsliste (statisk og dynamisk)

  • Kampagnerespons

  • Aktiviteter (Email, Telefonopkald etc.)

Inden man går i gang skal man stille sig selv spørgsmålet: Ønsker jeg at lave flere aktiviteter (Kampagneaktiviteter) imod et segment (Marketingsliste), eller er der tale en enkeltstående udsendelse?

Hvis man ønsker at lave en enkeltstående udsendelse anvender man et segment (Marketingsliste), og opretter En Hurtig Kampagne. Ønsker du omvendt at lave en række udsendelser til et segment(Marketingsliste), så opretter man en Kampagne, tilføjer et eller flere segmenter (Marketingslister) og opretter derefter en eller flere Kampagneaktiviteter. En Kampagneaktivitet kan eksempelvis være Telefonopkald, E-mail eller en tredje aktivitet.

hurtig kampagne

Som tidligere skrevet, så oprettes en Hurtigt Kampagne på baggrund af en marketingsliste. Hvis man har en eksisterende marketingsliste kan denne anvendes. Alternativt skal man oprette en ny. Når der oprettes en marketingsliste skal du foretage et par valg: 1) Type af interessant og 2) Dynamisk eller statisk.

Typen af interessant kan sættes til kundeemne, kontaktperson eller firma. Dette afgør hvilken type af poster, der skal ligges på marketingslisten. Derudover skal du vælge om du ønsker, at udvælge et fast antal interessenter eller om du ønsker at interessenterne udvælges dynamisk efter nogle specificerede egenskaber. Hvis du ønsker at udvælge et fast antal interessenter skal du vælge Statisk.

Når marketingslisten eksisterer kan du oprette en Hurtigt kampagne. I skærmbilledet ovenfor findes knappen “Opret Lynkampagne”, når du trykker på denne vises en guide. Nogle af de parametre, der skal angives er Type af aktivitet – altså hvilken type af kampagne ønsker du at udvælge. Her kan du vælge flere forskellige typer af aktiviteter, men det mest normale er E-mail og Telefonopkald. Når guiden er gennemført oprettes den valgte type af aktiviteter på de interessenter, der er udvalgt via marketingslisten. Når aktiviteterne er oprettet vil de optræde på de individuelle interessenters tidslinje, som vist herunder.

aktiviteter

Ønsker du derimod at lave flere aktiviteter imod et segment skal du starter med at oprette en Kampagne. På denne kampagne tilføjer eller opretter du en eller flere Marketingslister. Disse kan være både dynamiske og statiske. Når du har tilføjet disse skal du tage stilling til, hvilke aktiviteter du udfører og i hvilken rækkefølge. Det betyder konkret, at du skal oprette en eller flere Kampagneaktiviteter på Kampagne. Dette giver mest mening, hvis du har flere kampagneaktiviteter, da du ellers skulle have valgt at lave en Hurtig Kampagne. Når du opretter Kampagneaktiviteter skal du angive et navn og en kanal. Kanalen afgør om det er en telefon- eller e-mailkampagne. Når du har oprettet Kampagneaktiviteten klikkes på knappen “Distribuer Kampagneaktivitet.” Microsoft Dynamics 365 CE vil nu automatisk oprette aktiviteter af den pågældende kanaltype, og disse aktiviteter optræder nu også på de individuelle interessenters tidslinje, som vist tidligere ovenfor. Et eksempel på en opsat kampagne er vist nedenfor:

kampagne

Man ønsker altid at vide, hvor succesfyld en kampagne har været. Til dette eksisterer Kampagnerespons, som findes både på Hurtig Kampagner og almindelige Kampagner. Hvis man anvender e-mail-aktiviteter er det muligt automatisk at registrere om e-mail er modtaget succesfuldt eller ej. Hvis man anvender andre aktiviteter, så kan resultatet af en aktivitet registers manuelt, så man samlet set kan følge op på, hvor succesfuld kampagnen har været.

Vi har ofte set, at marketingsmodulet er blevet brugt til at udsende nyhedsbreve eller julekort, men det er også muligt at lave mere avanceret udsendelser på baggrund af eksempelvis interesser (f.eks. golf, fodbold osv.).

Det er muligt at lave egne aktiviteter, som kan anvendes i flowet ovenfor. Til dette kan Cenvations egen udviklede HerobaseLink anvendes. Her oprettes et Herobase-telefonopkald i stedet for et almindelig Telefonopkald, resultatet synkroniseres retur fra Herobase, og registreres i en Kampagnerespons. Efter kampagne kan man således evaluere på, hvordan den er gået.

Salgsstyring

Microsoft Dynamics 365 Sales er oprindeligt opbygget omkring understøttelse af salg. Det betyder også, at Microsoft Dynamics 365 Sales har alle de komponenter, som er nødvendige for at kunne understøtte og følge op på salg. Disse komponenter inkluderer Kundeemne(Lead), Salgsmulighed(Opportunity), Tilbud(Quota), Firma(Account) og Kontakt(Contact). Standard forholdet mellem disse komponenter er vist herunder, og det er muligt at tilrette dem til jeres specifikke behov.

sales

Selve modulet indeholder følgende centrale komponenter:

  • Kundeemne (Lead)

  • Firma (Account)

  • Salgsmulighed (Opportunity)

  • Tilbud (Quota)

  • Kontakt (Contact)

Styring af processen kan foregår både via flow og status. Microsoft Dynamics 365 CE understøtter, at man anvender et standard flow, hvor Kundeemner konverteres til Salgsmuligheder på Firmaer, hvor til data også automatisk overføres. Mange vælger at anvende dette flow, mens andre vælger at styre salgsprocessen udelukkende ud fra metadata på Salgsmuligheden. De to metoder kan også kombineres.

Monitering af status for salgssager kan vises visuelt i en salgstragt, lagkagediagrammer, vertikale og horisontale søjlediagrammer og almindelige kurvediagrammer. Overblik over nuværende og gamle salgssager kan også vises i lister, hvor kolonner kan konfigureres. Nedenstående billede viser et eksempel på dette.

salesdashboard

I forbindelse med salg oplever mange organisationer, at man skal sende forskellige versioner af et tilbud, og det er her Salgsmuligheden kommer ind i billedet. Salgsmuligheden identificerer den unikke mulighed for at sælge til en virksomhed. På salgsmuligheden sættes eksempelvis et beløb. Årsagen til, at beløbet sættes her er, at det er salgsmuligheden, som indgår i salgspipelinen. Det betyder også, at man kan lave mange forskellige versioner af et tilbud til en kunde, og beløbet vil kun indgå én gang i pipelinen.

Det er også muligt at lave mere avancerede forecasts på salgssager. I Microsoft Dynamics 365 CE kan det laves på forskellige måder, og der findes mange forskellige standard rapporter i standard versionen af Microsoft Dynamics 365 CE. Hvis man har avancerede krav til forecasting kan der udvikles yderligere rapporter enten via standard funktionalitet eller ved hjælp af SQL Reporting Services. En mulighed er Solution Selling metoden, hvor man via gennemsnitslukketid, gennemsnitlige størrelse og status for de enkelte opgaver finder frem til, hvordan man står i forhold til sine mål.

Når man laver tilbud til en kunde, så foregår det ofte i en kombination af Excel- og Word dokumenter. Vi oplever tit, at virksomheder sidder og opbygger tilbud fra bunden hver gang, eller at man kopiere et gammel tilbud, og arbejder videre med det. Hver sælger opbygger derimod sit eget bibliotek af tilbudsskabeloner. Dette har Microsoft Dynamics 365 CE forsøgt at gøre op med. I Microsoft Dynamics 365 CE er det nemlig muligt at ligge skabeloner op i både Excel og Word, og på den måde kan man vedligeholde et fælles sæt af dokumenter. Det kan spare tid, og sikre et ens indtryk på tværs af alle kunder. Nedenstående billede viser en automatisk firmaopsummeringsrapport i Word. Der findes i Microsoft Dynamics 365 CE standard Word og Excel-skabeloner i Salgsmuligheden for bl.a. tilbud, som man kan bruge direkte, eller tilpasse til specifikke behov.

report

Når man har fået lavet en eller flere tilbudsdokumenter så sendes de til kunden enten direkte fra Microsoft Dynamics 365 CE eller via Outlook. Hvis man sender den direkte fra Microsoft Dynamics 365 CE optræder e-mailen direkte på den specifikke kunde. Hvis man sender dem via Outlook kan man anvende den standard integration, som man har adgang til. Integrationen introduceres længere nede i denne beskrivelse.

Ønsker man at gemme de specifikke dokumenter i Microsoft Dynamics 365 CE uden at dokumenter er vedhæftet til en e-mail aktivitet kan dette ske på flere forskellige måder:

  • Dokumenter kan vedhæftes direkte på en Note i tidslinjen

  • Opbevaring af dokumenter via standard integration til Sharepoint

  • Vis dokumenter via en tilpasset integration til eksempelvis Microsoft Sharepoint, NextCloud eller anden mulighed. Cenvation har udviklet et produkt til netop at gemme og vise dokumenter på et tilbud, sag eller andre typer i Microsoft Dynamics 365 CE. Læs mere her: EASYLink.

Det er også muligt at vedhæftede dokumenterne automatisk, når dokumenterne er blevet genereret af systemet ud fra data i Microsoft Dynamics 365 CE. Dette kan eksempelvis ske ved hjælp af EASYLink, APOSE.NET, SQL Reporting Services eller lignende produkter.

Hvilken mulighed der vælges bør afhænge af forretningsmæssige behov.

Rapportering

Når man som bruger åbner Microsoft Dynamics 365 CE møder man et dashboard. Et dashboard giver et overblik over forretningen, og viser dermed forskellige diagrammer over forskellige tal. Man kan opsætte et dashboard for alle, og det er også muligt for brugere at oprette egne dashboards. Dashboardet ovenfor viser tilgangen af nye støtter, bidrag per betalingskanal sidste måned, bidrag per betalingskanal denne måned og de opgaver, som den aktive bruger skal følge op på.

Følgende viser hvordan man opretter et nyt personlige dashboard. Først skal du trykke på “Ny”, og vælg herefter layout for dit nye dashboard:

dashboard create

Herefter vælger man om man ønsker at tilføje en graf, liste, en assistent, iframe eller webressource. Oftest vil man som bruger tilføje en graf eller en liste, men Microsoft Dynamics 365 CE giver også muligt for at vise data fra andre systemer igennem iframe eller webressource. Når man vælger en graf eller en liste, skal man specificere hvilken type af data man ønsker at visualisere og hvilken graf, der skal vises.

Når man har udfyldt de rubrikker i dashboardet, hvor man ønsker at vise data, så trykker man på Gem, og nu er dashboardet klar:

dashboard

Microsoft Dynamics 365 CE indeholder en rapporter-wizard, som sikrer nem adgang til at bygge værdifulde rapporter. Med denne rapport-wizard er det eksempelvis muligt at opbygge en visuel en salgstragt, lagkagediagrammer, vertikale og horisontale søjlediagrammer og almindelige kurvediagrammer. Det er også muligt at vise data i lister, hvor kolonner kan konfigureres.

Alle rapporter kan sammensættes i Microsoft Dynamics 365 CEs dashbords. Dette giver et overblik over flere typer af data, så det er nemt at følge med i status for hele forretningen. Dashboards kan sættes som brugerens startside i Microsoft Dynamics 365 CE.

Hvis standard funktionaliteten i Microsoft Dynamics 365 CE ikke opfylder de forretningsmæssige behov er det muligt at lave mere avancerede rapporter via Microsoft Reporting Services og Microsoft Dynamics 365 PowerBI

Bearbejdning af data

Microsoft Dynamics 365 CE tilbyder, at man kan eksportere alle data til Excel. Dette betyder eksempelvis, at lister over kunder kan eksporteres, og det er også muligt at eksportere lister, som man har lavet via den avancerede søgning.

export to excel
export to excel

Når data er trukket ud til Excel er det muligt at lave præcist den databehandling, som man ønsker. Det betyder, at man kan lave Pivot-tabeller og diagrammer. Følgende er et simpelt eksempel:

pivot

Hvis man ønsker at redigere data kan de data, som man har trukket ud indlæses igen via standard funktionalitet. Dette betyder, at man kan masseredigere data. En anden måde at masseredigere data på er, at anvende Online Excel redigerings muligheden. Dette sker ved, at man trykker på Export, og vælger man Excel Online. Herved kan man ændre data direkte i Excel uden at skulle sidde og jonglere med flere Excel-ark på sin egen PC. Når man er færdig med at redigere trykker man på Gem, og herefter begynder Microsoft Dynamics 365 CE at indlæse data.

Følgende viser en person, som ønsker at redigere flere virksomheder på én gang:

online edit

Arbejdsprocesser (Workflows)

Mange arbejdsprocesser, arbejdsgange og workflows kan automatiseres og effektiveres ved at anvende den arbejdsproces-wizard, som følger med Microsoft Dynamics 365 CE. Arbejdsprocesser kan eksempelvis nemt sættes op til at sende en e-mail til en medarbejder eller et medlem, hvis en sag oprettes, eller hvis status for en sag ændres. Hvis arbejdsprocesser benyttes til udsendelse af e-mails indeholder Microsoft Dynamics 365 CE et standard Mail-skabelon-begreb(templates). Med disse templates kan man definere, hvilke data kunden eller medlemmet skal modtage, og sørge for, at der altid anvendes samme template, når der kommunikeres til kunden.

Arbejdsprocesser kan opsættes som både Standard og Custom-workflows. Valget afhænger af forretningsbehovet og kompleksiteten. Standard workflow opsættes via arbejdsproces-wizarden ved at oprette steps direkte i Microsoft Dynamics 365 CE.

Derudover kan der tilføjes Custom-steps til Standard workflows. Vedligeholdelse af Arbejdsprocesser foretages direkte i Microsoft Dynamics 365 CEs Arbejdsproces-wizard. Disse Custom-steps kodes og vedligeholdes i C# via eksempelvis Visual Studio.

workflow
workflow

Outlook

Microsoft Dynamics 365 CE har en standard integration til Outlook, hvor mails, aftaler, opgaver og andre aktiviteter kan synkroniseres til og fra Outlook. Det understøttes herved at aktiviteter både findes i Microsoft Dynamics 365 CE og Outlook. Dette betyder, at brugeren kan arbejde direkte i Outlook og/eller Microsoft Dynamics 365 CE.

Hvis brugerne anvender det Outlook-plugin, som følger med Microsoft Dynamics 365 CE, kan e-mails, aftaler, telefonopkald og opgaver derfor nemt vises og gemmes i både Microsoft Dynamics 365 CE og brugernes Outlook kalendere og indbakke.

outlook

Sikkerhed og Brugerstyring

sikkerhed

Microsoft Dynamics 365 CE har fire niveauer af sikkerhed, som kan kombineres horisontalt og vertikalt:

  • Organisation adskiller data fysisk via én database pr. Organisation

  • Business Units adskiller data afhængig af brugerens tilhørsforhold til Business Unit. Data eksisterer i samme database

  • Løsningen har flere standard roller, som kan tilpasses. Derudover har man mulighed for at oprette og tilpasse sine egne roller, som eksempelvis en fængselsinspektør

  • Man lave sikkerhedsregler, hvor man angiver at en rolle ikke må se et bestemt felt (skjule feltet), og dermed indføre sikkerhed på feltniveau

Sikkerheden starter med, at alle brugere skal være oprettet i et Active Directory (AD). Når de er det, kan de tildeles roller i Microsoft Dynamics 365 CE. Omvendt betyder det også, at brugerne helt kan nægtes adgang ved at lukke dem i ADet.

Systemarkitektur/Performance/Skalering

skalering

Microsoft Dynamics 365 CE findes både i en server-version (OnPremise) og en online-version(Cloud). Begge er webbasserede, så krav fra forretningen afgør, hvilken version der anbefales.

Hvis man vælger en OnPremise løsning, så består systemarkitekturen ofte af én applikationsserver, én SQL-server og én rapporteringsserver. Brugerne tilgår Microsoft Dynamics 365 CE via en webbrowser eller plug-in til Outlook. Afhængig af systemlangskabet og behovet for integration kan man udvide systemlandskabet med én BizTalk-server og én Sharepoint-server. Hvis man vælge en Online(Cloud)-løsning, så sørger Microsoft for hele arkitekturen. Ofte vil man tilføje en integrationsserver, hvor integration og automatisk jobs kan afvikles.

I en OnPremise løsning afhænger performance af det tekniske set-up. Det kan lade sig gøre, at installere hele software-stacken for Microsoft Dynamics 365 CE på én server (ikke anbefalet), og det kan lade sig gøre at have forskellige servere med forskelligt ansvar. Det er også muligt at lade flere servere dele samme ansvar, da Microsoft Dynamics 365 CE har en Load Balancer. Løsningens set-up afgøres, og anbefales ud fra forretningens ønsker til antallet af brugere, svartider og rapportering.

Microsoft Dynamics 365 CE understøtter en multi-miljø konfiguration, som anvendes i de fleste projekter. Ofte er der brug for et udviklings-, test- og produktionsmiljø. Dette betyder, at testere kan teste på et testmiljø og at udviklere kan udvikle og rette fejl på et udviklingsmiljø uden at de påvirker hinandens arbejde. Derudover giver det mulighed for at arbejde på en ny release imens tidligere releases i produktion ikke påvirkes. Dette understøtter tankegangen omkring agile og iterativ udvikling, hvor projekter brydes ned i mindre overskuelige faser, og hvor de vigtigste ting leveres først.

Microsoft Dynamics 365 CE understøtter mobility. Det anbefales, at man ikke laver skærmbilledet 1-1 mellem en stationær computer og en mobiltelefon.

Microsoft Dynamics 365 CE understøtter flere forskellige browsere på flere forskellige operativ systemer.

SE CUSTOMER SERVICE

Ønsker du sparring?

Skriv til os hvis I vil høre mere om, hvordan vi kan hjælpe jeres virksomhed

Kontakt Os