Migrering af Microsoft Dynamics CRM/xRM til Online

Cenvation er eksperter i at hjælpe med processen omkring at flytte Microsoft Dynamics CRM/xRM til Online. Går du og overvejer at flytte til Online-versionen, så tag endelig fat i os for at høre mere om vores erfaringer.

Da vi har prøvet det mange gange har vi en række værktøjer, som kan hjælpe under processen. To eksempler på dette er vores MigrationLink og vores Speedup Pakke. De kan henholdvist hjælpe med flytte data fra OnPremise-miljøet til Online-miljøet og hjælpe med at strukturere kodebasen, så det er muligt at bygge videre på den, når man er gået i produktion.

Introduktion

Hvis man ønsker at flytte sin OnPremise Microsoft Dynamics CRM/xRM forretningsapplikation ud i skyen, så er der tre hovedområder, som man skal have styr på. Disse hovedområder er:

  • Overførsel af tilpasninger

  • Overførsel af data

  • Justering af integrationer

Hvert af disse områder bliver forklaret lidt mere i detaljer i de kommende afsnit.

Overførsel af tilpasninger

De tilpasninger, som man har lavet i den eksisterende Microsoft Dynamics CRM-løsning skal overføres til Online-miljøet enten 1:1 eller delvist. Normalt anbefaler Cenvation, at man overvejer om kan foretages optimeringer til datamodellen eller forretningsprocesser, når man alligevel skal flytte applikationen, men det er helt op til den enkelte kunde, om det er et behov.

Hvis man er på en version af Microsoft Dynamics CRM fra 2013 og frem, så bør det kunne lade sig gøre at eksportere en CRM-solution og importere den direkte i et Online-miljø. Dette resulterer i en 1:1 flytning. Dog vil der være behov for at tilpasse skærmbilleder, da felter ikke placeres optimalt i forhold til forretningens anvendelse. Denne CRM-løsning kan inkluderer standard komponenter, som entiteter, visninger, dashboard, e-mail templates, arbejdsprocesser etc. Udviklede komponenter skal opgraderes udenfor løsningen.

Normalt vil Cenvation anbefale en fælles analyse, hvor datamodellen og forretningsprocessen gennemgås, så man derefter kan vurdere, om det er formålstjenlig at flytte hele datamodellen samlet, delvist eller at opbygge den igen. Under denne analyse bliver der ligeledes foretaget en indledende import af CRM-solutionen for at afdække, hvilke udfordringer løsning indeholder ift. en direkte import. Læs mere omkring vores analyse her: Analyse.

Overførsel af data

I forbindelse med migrering til Online skal man have overført sine vigtige forretningsdata. Overordnet set kan data overføres fra OnPremise til Online-versionen på tre måder:

  • Udvikling af migreringsmaskine

  • Overførsel med eksempelvis Scribe-værktøj (kræver licens)

  • Manuel overførsel via standard import og eksport i CRM (Excel-ark)

Den ene metode er ikke bedre end den anden – det er blot vigtigt at man gør op med sig selv, hvilken metode, som passer bedste til de data og den proces, som man ser ind i. Typisk bør valget foretages ud 1) mængden af data og 2) kompleksiteten i data 3) om det skal omlægges data til en ny datamodel 4) ønske om fleksibilitet og 4) økonomi.

Cenvation har allerede hjulpet mange organisationer online, og derfor har Cenvation også udviklet værktøjet MigrationLink, som kan hjælpe med at overføre data fra OnPremise til Online. MigrationLink er et alternativ, som ligger et sted mellem #1 og #2. Det betyder, at man i MigrationLink får fleksibiliteten ved at have et værktøj, som kan videreudvikles med jeres specifikke behov og sikkerheden i et produkt, som allerede er afprøvet til formålet mange gange.

Justering af integrationer

Når man migrerer til online skal man være opmærksom på sine integrationer. Det er vigtigt at få dem alle gennemgået for at sikre, at de grundlæggende forudsætninger for semantikken fortsat holder. Eksempelvis er det ikke længere muligt at placere integrationerne direkte på Microsoft Dynamics 365 CE-serveren. Derudover bør man lokalisere integrationer, som kaldes direkte fra plugins og workflows, da disse ikke fremadrette kan være afhængige af fælles konfigurationsfiler og kodebiblioteker, som er installeret på Microsoft Dynamics 365 CE-serveren.

Det anbefales, at der udføres en fælles Analyse af hver ekstern afhængighed; altså alle integrationer, og herunder AD, Exchange og Outlook.

Forbedringer

Hvorfor så overhovedet gå online? Skal man gøre det fordi “det er den vej det går” eller fordi “det gør alle andre”? Nej – det er vigtigt at I gør op med jer selv hvilke fordele i får ud af at få online.

Nogle af de fordele vi typisk hører, når organisationer ønsker at gå online er:

  • Man slipper for fremtidige dyre opgraderinger

  • Microsoft udgiver funktionalitet online først (noget funktionalitet kommer ikke On Premise)

  • Man slipper for selv at have hardware til Microsoft Dynamics 365 CE

  • Man kan bruge nye komponenter, som portaler, Marketing til CRM, Apps og Power Automate (eksempelvis til integration til Business Central)

  • Det ”tvinger” i højere grad udviklere til at udvikle supporteret kode

Udover disse fordele, så får man en masse ny standard funktionalitet. Hvor meget man får afhænger selvfølgelig af, hvilken version man kommer fra. Nedenfor har vi forsøgt at opsummere, hvad vi mener er det vigtigste i version siden per version.

Nyt i Microsoft Dynamics 365 i forhold til 2016

  • Aktivitetstidslinje, som kombinerer indlæg, aktiviteter og noter til et enkelt feed.
  • LinkedIn Sales Navigator kan synkronisere data til kundeemner, firmaer og kontakter. Derudover kan inMail og meddelelser spores i Dynamics 365.
  • Logning af brugeraktivitet registrerer handlinger og interaktioner med data, administrative operationer, logins fra enheder, workflows og plugins og meget mere.
  • Forbedringer til Business Process Flows giver mulighed for brugerdefinerede handlinger med brugerindtastning og initiering af Microsoft Flows. Dette udvider muligheden for integration til andre tjenester og systemer.
  • Dynamics Customer Insights (DCI) hjælper med at organisere og strukturere data fra mange kilder, og man kan dermed analysere, forudsige og generelt give et bredere billede af kunder og potentielle kunder.
  • Brugergrænsefladen har fået en betydelig opdatering, hvor mellemrum mellem felter og sektioner er ensartet, og giver mulighed for flere temaer, feltstyling og standardisering skrifttype.
  • Forbedring af Online-portaler, som eksempelvis inkluderer standard funktionalitet til Event Management.
  • Virtual entiteter minder om traditionelle entiteter i CRM. Dog bruges de til at læse data eksternt uden at gemme data i Dynamics 365.
  • Mulighed for flere valg i dropdowns, hvor det før var muligt at vælge én værdi.
  • Redigerbar visninger, som gør det nemt at ændre værdier direkte i visninger uden at åbne poster.
  • Mulighed for at tilføje ikoner, styling og værktøjstip-tekst i visninger, som er baseret på kolonneværdien i visningen

Nyt i Microsoft Dynamics 2016 i forhold til Microsoft Dynamics 2015

  • Eksporter data til Excel og analyse data via mobilenheden (tablets og telefoner).
  • Det er muligt at lagre private dokumenter i OneDrive til Business.
  • Oprette et dokument ved hjælp af foruddefinerede skabeloner til Word og Excel.
  • Åbn forskellige Office dokumenter fra CRM mobilapps (tabletter og telefoner).
  • Tilføjelsen af nye grafiske elementer som skyde- og kalender til mobilapps. De kan bruges tværs af alle mobilklienter (tabletter og telefoner).
  • Se mobilformularer med den nye forhåndsvisning af mobilformularer.
  • Via deeplinks er det muligt for andre mobilapps (f.eks. mail eller brugerdefinerede webbaserede app) at gå direkte til en post, visning eller dashboard i CRM mobilapps.
  • Forretningsanalytikere kan nu definere egne forretningslogik, hvilket gør det billigere at definere og vedligeholde regler.
  • Få mere styring med distribution af løsninger og programrettelser til løsninger ved at eksportere udvalgte komponenter i stedet for hele objekter.
  • Den forbedrede maileditorfunktioner giver mulighed for at se den genererede HTML i mails. Det er også muligt at bruge mediebibliotek direkte fra HTML-koden.
  • Ud over Facebook, Twitter, blogs (som WordPress og Tumblr), videoer (f.eks YouTube) og nyheder, kan man tilføje brugerdefinerede kilder via RSS, herunder interne ikke-offentlige kilder.
  • Social Engagement registrerer automatisk potentielle kundeemner i forhold til sager.

Nyt i Microsoft Dynamics 2015 i forhold til Microsoft Dynamics 2013

  • Oprettelse af forgreninger i workflow som også kan kombineres med flere betingelser.
  • Brugere kan oprette kladder offline, så de kan synkroniseres, når brugeren igen er online.
  • Alle dashboards er tilgængelige for tablets.
  • Business Rules kan nu indeholde ”Hvis/Så”-logik og de kan kombineres med udtryk ”Og/Eller”.
  • Søgning på tværs af forskellige entiteter.
  • En leder har adgang til records oprettet af medarbejdere baseret på hierarki på tværs af organisationen.
  • Ekstra telefon- og adressefelter er tilgængelige for feltniveau synkronisering.
  • Der kan oprettes produkthierarkier, bundles, produktegenskaber og defineres produktrelationer.
  • Brugere kan få visualiseret et hierarki af accounts, contacts, produkter eller brugere.
  • Rollup values kan bruges til summere værdier fra eller at tælle antallet af under-records på den ejende entitet. Felterne kan tilføjes til rapporter, diagrammer, synspunkter og formularer.

Nyt i Microsoft Dynamics 2013 i forhold til Microsoft Dynamics 2011

  • Ny vandret top menu til navigation.
  • Indførsel af princip om én skærms navigation hvor man undgår pop-up vinduer.
  • Javascript kan omlægges til Business Rules og dermed reduceres antallet af JavaScript-kodelinjer.
  • Bedre performance givet sammenlægningen af tabeller i databasen.
  • Synkrone arbejdsprocesser.
  • Yammer feeds kan integreres direkte ind i brugergrænsefladen.
  • Billeder man knyttes til kontakter og brugere.
  • Bing Maps kan integreres og kortet vises dynamisk.
  • Skype & Lync integration muliggør direkte opkald fra et telefonnummer-felt.
  • E-mail-router er erstattet med server-side sync mellem Outlook og Exchange-server.

Nyt i Microsoft Dynamics 2011 i forhold til CRM 4.0

  • Den grafiske brugergrænseflade er ændret til nyt standard look & feel.
  • Det er muligt at oprette diagrammer og der er dedikerede diagrammer for stort set alle entiteter.
  • Dashboard som muliggør at vise flere diagrammer på én side.
  • Oprettelse af dialoger.
  • Indførsel af sikkerhed på feltniveau.
  • Indførsel af entiteten Goals, som kan oprette og spore mål.
  • Audit-loggen viser ændringer i data på feltniveau. Man kan se før-værdi, nuværende værdi, hvem der har ændret værdien og hvornår ændringen er foretaget.
  • Mulighed for default views og deling af views.
  • Separat form til mobil-enheder.
  • Hele eller dele af løsningen kan samles i en CRM-solution, som kan eksporteres og importeres.
  • Import af Zip-filer.
  • Mulighed for at vise Lookup-felter baseret på filtre. Filtre kan baseres på et andet lookup-felt.

Vil du vide mere?

Hvis du har uddybende spørgsmål eller afklaringer, så er du meget velkommen til at tage fat på os. Det gør du nemt ved at trykke på knappen nedenfor.

KONTAKT OS

Ønsker du sparring?

Skriv til os hvis I vil høre mere om, hvordan vi kan hjælpe jeres virksomhed

Kontakt Os