Projekbeskrivelse
Da ansøgningssystemet fik en digital overhaling, og fremtidssikrede Carlsbergfondets ansøgningshåndtering.
Cenvation og Carlsbergfondet indledte i efteråret 2021 et samarbejde, hvor Carlsberg- og Tuborgfondet ønskede at opdatere økonomisystemet fra Navision til Business Central. Derudover var der et ønske om at genopbygge ansøgningsportalen og det bagvedliggende system til en standardiseret platform, der skulle fremtidssikre og optimere fondenes ansøgningsproces.
Projektet handlede i stor grad om, at implementere en løsning baseret på Dynamics 365 CE, der kan håndtere processen for ansøgninger til Carlsbergfondets bevillinger. Det inkluderede håndtering og administration af modtagne ansøgninger i Dynamics 365 Customer Service, samt en ansøgningsportal der er baseret på PowerApps Portals.
Ved projektets afslutning havde Carlsbergfondet – takket være et passioneret samarbejde – fået optimeret deres ansøgningsproces gennem vores digitale løsning. Fremtidige ansøgere der søger de mulighedsgivende bevillinger fra fonden, vil nu opleve en innovativ og strømlinet proces.
Hvem er Carlsbergfondet?
Som en af verdens ældste erhvervsdrivende fonde, består flere af Carlsberfondets hovedopgaver i at uddelegere dividenden fra Carlsbergfondets aktier i bryggeriet Carlsberg A/S. Pengene uddeles til ansøgere der har til formål at fremme videnskaben, om den så er samfundsfaglig, humanistisk eller naturvidenskabelig. Fondet støtter innovative forskningsstudier på et internationalt niveau. For at søge bevilling til sin forskning hos Carlsberfondet, skal ansøgere redegøre for hvordan forskningen bidrager både globalt og lokalt.
”Samarbejdet med IT-konsulenterne fra Cenvation har effektiviseret en vigtig del af vores virksomhed, hvor ansøgningsprocessen er blevet optimeret. Med vores nye løsning, kan vi udnytte vores ressourcer bedre, hvilket giver mere råderum til at sætte vores ansøgere i fokus. Vi føler ikke, at Cenvation har givet en samlebåndsløsning – tværtimod føler vi, at løsningen er blevet tilpasset vores behov og vores udfordringer.” – Head of IT hos Carlsbergfondet
Dynamics 365 Customer Service
Valget af Dynamics 365 Customer Service og tilhørende portal tillader ansøgere, sekretariater, ledelse og bestyrelse at arbejde genne ét produkt – Microsoft Dynamics 365. Da fondets kommende økonomisystem også baserer sig på Dynamics 365 platformen, vil Carlsbergfondet kunne centralisere flere administrative processer i et system.
Microsoft Dynamics 365 – Portals
Portalen er opbygget op om skabelonen Kundeselvbetjening der donerer noget af funktionaliteten til, at brugere af portalen (ansøgeren) kan logge ind og se igangværende og afsluttede sager. Udover funktionerne fra skabelonen, har vi tilføjet tilpasninger i Carlsbergfondets løsning, både i forhold til funktionalitet og styling. Det har vi gjort for at efterleve kravene og ønskerne der var fra Carlsbergfondet i forhold til deres nye digitale løsning. Med brugeren i fokus, får brugeren mulighed for at:
Se status på ansøgninger
Redigere i ansøgninger
Tilbagekalde ansøgninger
Indsende anmodninger (udbetaling, forlængelse og tillægsbevilling)
Indsende afrapporteringer (statusrapport, milepælsplan, m.m.)
Se udbetalinger
Få vist dokumenter fra SharePoint der er relateret til ansøgningerne
Tilføje administratorer på ansøgningerne
Integration til SharePoint
Vi oprettede en integration til SharePoint der opretter en ny SharePoint-mappe for hver ansøgning der modtages. På portalen som ansøgere anvender, vises dokumenterne direkte fra SharePoint, hvor ansøgeren får et overblik over indsendte og modtagne dokumenter, der er relateret til deres ansøgninger.
Brug af Cenvations produkt SpeedUp-Pakken
Vi anvendte Cenvations eget produkt SpeedUp-pakken under udviklingen af Carlsbergfondets løsning. Der er en kodebase til Microsoft Dynamics 365 med meget teknisk Knowhow i sig, der er opsamlet gennem en lang række af Cenvations mest succesfulde IT-projekter. Når vi anvender dette produkt, effektiviserer vi udvikling af ny kode, samt ensretter måden vi laver skræddersyede komponenter.
Med god undervisning blev IT-løsningen inkorporeret
Hos Cenvation mener vi, at undervisning i kunders løsning, er lige så værdifuldt som en skræddersyet CRM-løsning. Efter vores løsning til Carlsbergfondet var lavet, startede undervisningen af både brugere og superbrugere. Undervisningen foregår ved at en IT-konsulent først fortæller deltagere omkring hvad CRM er, og hvad det kan. Deltagere får derefter opgaver stillet for, hvor deres viden testes.
Ved projektets afslutning havde Carlsbergfondet – takket være et passioneret samarbejde – fået optimeret deres ansøgningsproces gennem vores digitale løsning. Fremtidige ansøgere, der søger de mulighedsgivende bevillinger fra fonden, vil nu opleve en innovativ og strømlinet proces.
”Der skal også lyde en ros til Cenvation for hurtigt at sætte sig ind i vores hverdag – Processen har været over al forventning” – Head of IT hos Carlsbergfondet