Projekbeskrivelse
Et innovativt samarbejde for Dansk Artist Forbund?
I 2022 underskrev vi en treårig samarbejdsaftale med fagforening- og interesseorganisationen Dansk Artist Forbund. De havde et ønske om at integrere deres ansøgningsproces- og håndtering i deres CRM-løsning. Før projektet var ansøgningsprocessen meget håndbåret, hvor ansøgningerne – næsten manuelt – skulle flyttes mellem ansatte til deres CRM-løsning. De manuelle processer skulle derfor mindskes, og arbejdet gøres smartere, hvilket på sigt skal give de ansatte mere tid i hænderne.
Til løsningen var desuden et ønske om at gøre ansøgningsplatformen brugervenlig. Ansøgere skulle nemt og effektivt, kunne manøvrere i ansøgningsportalen, hvor informationen de behøver, skal være let tilgængelig. Ansøgere skulle have de bedste forudsætninger i ansøgningsprocessen og ansatte skulle have stærke redskaber i ansøgningsbearbejdelsen. Derudover var den generelle datavalidering også et gennemgående tema forud for projektet.
Første del – Ansøgningsportalens skabelse
I første del af vores projekt med Dansk Artist Forbund designede og byggede vi deres nye ansøgningsportal.
Noget af det vi arbejdede ind i portalen, var den overordnede brugervenlighed. Eksempelvis vil ansøgere i den nye portal, i højere grad opleve at blive guidet med mere og bedre information, der kan hjælpe dem, hvis de kommer i tvivl under ansøgningsprocessen.
Et eksempel på er, at ansøgere ikke kan søge puljerne mere end én gang indenfor en toårig periode. Med løsningen får vedkommende automatisk besked fra Dansk Artist Forbunds hjemmeside, omkring de ikke kan søge puljerne i denne periode. Det sparer tid, både for ansøgerne, men også for de ansatte, der ikke længere skal tjekke hver enkelt ansøgning, for at se om de overholder kriterierne.
Med ansøgernes data i CRM-løsningen, kan ansatte arbejde med ansøgningerne langt mere effektivt. Hvor ansatte før skulle arbejde med ansøgningerne manuelt, kan de med CRMs lister og funktioner hurtigt danne et overblik samt træffe beslutninger. Det vil uden tvivl effektivisere al arbejde med enkelte ansøgninger, såsom hvis der skal sendes afslag- og tilsagn.
Anden del – Innovative funktioner skal tilføjes
I projektets anden halvdel, skal vi indføre vigtige og fordybende funktioner til ansøgningsportalen. I denne del af projektet, vil vi i stor grad tilføre flere forretningskritiske funktioner til forbundets løsning. Blandt andet skal afstanden mellem forbundet og medlemmer, gennem en anonym peer-review, der giver udvalgte medlemmer mulighed for at pege på projekter, som de mener skal have forbundets støtte.
Cenvation har bidraget til at modernisere Dansk Artist Forbund håndtering af ansøgninger og arbejdet har effektiviseret og optimeret ikke bare sekretariatet og fordelingsudvalgets arbejde, men også i høj grad brugeroplevelsen for ansøgerne.
IT-systemansvarlig
Dansk Artist Forbund
Resultat
Med løsningen har Dansk Artist Forbund først og fremmest fået et samlingspunkt for deres ansøgningsrelevante data. Derudover har forbundet fået automatiseret deres processer i og omkring ansøgningshåndteringen.
Dansk Artist Forbund har fået en løsning, hvor brugervenligheden har fået et nøk opad. Blandt andet er selve ansøgningsprocessen delt op i flere trin, hvilket betyder at ansøgere ikke skal starte forfra på ansøgningen, hvis forbindelsen til ansøgningsportalen forsvinder. Før vores opgradering og implementeringen af trin i ansøgningsprocessen, skulle ansøgere starte forfra hvis forbindelsen blev afbrudt, eller hvis de fik en “time-out”. Derudover er en historisk visning blevet implementeret, hvor ansøgere på sigt skal kunne se historikken over hvilke ansøgninger de har sendt i tidens løb.
Den overordnede brugervenlighed er optimeret, hvilket mindsker områder hvorpå fejl kan opstå under ansøgningsprocessen, hvilket potentielt kunne trække ressourcer fra Dansk Artist Forbunds ansatte.