Projekbeskrivelse
Omstrukturering af eksisterende systemlandskab baseret på Dynamics 365 CRM, OnlineFundrasing og Visma-ERP
Cenvation og Diabetesforeningen (DBF) indgik et samarbejde i vinteren 2021, med det mål at omstrukturere DBF’s eksisterende systemlandskab baseret på Dynamics 365 CRM og Visma-ERP.
Diabetesforeningen havde ved projektets begyndelse et systemlandskab, hvor Visma-ERP havde det primære dataejerskab over medlemmer, frivillige og donorer. CRM blev hovedsageligt anvendt til marketing, hvor datagrundlaget blev skabt på baggrund af lister, der blev sendt frem og tilbage ml. Visma og CRM.
For at skabe en dybere indsigt i DBF’s bidragsydere og frivillige, skulle den nye løsning sikre en skarpere dataopdeling, så økonomidata forblev i Visma mens oplysninger om personer, herunder disses engagement, skulle leve i CRM. For at sikre en kontinuerlig opdatering af DBF’s bidragsydere i CRM, blev der etableret en integration til OnlineFundraising. Herigennem blev det i CRM, på alle tidspunkter, synligt præcis hvilken aftale – og hvilken værdi – en given bidragsyder havde. Hertil blev der gennem en integration til CPR/CVR-registeret via IDQ (nu BiQ) sikret en løbende opdatering af personer og virksomheder, mestendels for at sikre en ajourføring af stamdata, men også for at minimere manuelle processer forbundet med bl.a. fejlfremsendte girokort og medlemskort. Med den nye systemopdeling ift. CRM og Visma-ERP, var det ligeledes nødvendigt at etablere en integration ml. CRM og Visma, så der jævnligt kunne overføres betalingsdata ifm. afstemning.
Yderligere blev der udviklet forretningslogik, som kunne sikre at medlemmer korrekt blev indplaceret i den korrekte lokalforening, mens løsningen ligeledes sikrede muligheden for registrering af frivillighed gennem roller og grupper/netværk.
Medlems- og kontingenthåndtering
DBF tilbyder forskellige medlemsskabstyper, herunder ’Personligt medlemskab’, ’Ungdomsmedlemskab’ og ’Familiemedlemskab’. Hver af disse medlemskabstyper har en række krav, som medlemmet skal leve op til. Ved ’Ungdomsmedlemskaber’, skal personen fx være 18-30 år. Dette betyder at DBF løbende bliver nødt til at lave justeringer i medlemskaberne. For at minimere de manuelle processer forbundet hermed, blev det i løsningen sikret, at DBF nemmere kunne danne sig et overblik over de personer som snart skulle justeres – mens det også blev nemmere at foretage den faktiske justering gennem en tovejs integration til OnlineFundraising (OF).
Mens nogle medlemstyper krævede løbende justeringer, krævede andre en højere grad af registrering i CRM, for at sikre at DBF kunne danne sig et fuldt overblik over det enkelte medlemskab. Dette kom bl.a. til udtryk i ’Hustandsmedlemskaberne’ hvor der var et behov for at kunne relatere de enkelte medlemskaber til hinanden, da hvert medlemskab bestod af en betaler og tilhørende familiemedlemmer.
Foruden ovennævnte sikrede løsningen at DBF kunne registrere:
Firmamedlemskaber
Frimedlemmer
Udenlandske medlemmer
Lokalforeninger og frivillighed
DBF har lokalforeninger i de fleste af landets 98 kommuner, som bl.a. er med til at sikre at der afholdes lokale foredrag og aktiviteter. Alle medlemmer af DBF tilhører en lokalforening. Denne tildeles baseret på hvilken kommune, som medlemmet er bosat i. Foruden lokalforeninger, eksisterer der også en række grupper og netværk, som man som medlem kan engagere sig i. Den nye CRM løsning skulle sikre at disse relationer kunne indtastes og vedligeholdes.
For altid at kunne tilbyde de enkelte lokalforeninger opdaterede medlemslister, blev der udviklet forretningslogik, der ud fra medlemmets bopælskommune, automatisk opdaterede medlemmet med den korrekte lokalforening. Kvalifikationen, og den løbende verificering af dette, blev sikret gennem brug af DAWA samt en integration til CPR-registreret gennem BiQ.
I løsningen blev det ligeledes sikret at medlemmer havde mulighed for at skifte, eller forblive, i den lokalforening hvor de havde stærkest tilknytning, på trods af at de flyttede til en anden kommune. Udover lokalforeningerne, eksisterer der i DBF en række andre frivillighedsgrupper, bl.a. børnefamiliegrupper og ungegrupper. Med projektet blev der indført en datamodel, der sikrede at alle former for frivillighed kunne registreres (figur 2).
Integration til CPR/CVR
DBF havde inden projektet gjort brug af løbende vask af stamdata hos et eksternt bureau, som foregik ved manuelle udtræk og efterfølgende genindlæsninger. For at minimere de manuelle arbejdsgange forbundet hermed, og for at sikre at stamdata var så ajourført og opdateret som overhovedet muligt, blev der etableret en CPR- og CVR-integration via BiQ’s ’Alert’ løsning. Med BiQ’s Alert-løsning er det løbende muligt at reagere på ændringer i hhv. CPR- og CVR-registeret, og lave de nødvendige rettelser i CRM-systemet. Integration blev opsat via planlagte jobs, som dagligt sørgede for at holde medlemsbasen i CRM ajourført.
Dette medvirkede bl.a. at:
Nye medlemmer og bidragsydere blev valideret imod CPR/CVR fra dag 1
Ændringerne af adresser blev opfanget (og dermed medlemmets lokalforening). Desuden
medvirkede dette også at mængden af fejlfremsendte girokort/medlemskort blev mindsketDødsfald blev opfanget, og man herigennem kunne undgå at fremsende udeståender eller
materiale til bortgået mennesker og disses pårørende
Implementeringen af OnlineFundraising – Etableringen af betalingskanaler
Størstedelen af projektet omhandlede implementeringen af OnlineFundraisignLink i Diabetesforeningens CRM-løsning. Foruden implementeringen tilpassede vi også Diabetesforeningens CRM-system, til at kunne spille sammen med OnlineFundraising, så der kunne automatiseres forskellige aspekter såsom velkomstbreve, og opkrævninger.
Hvordan fungerer OnlineFundraisingLink
Til Diabetesforeningens løsning anvendte vi vores eget produkt, OnlineFundraisingLink, der bygger og forbinder kunders CRM-løsninger til OnlineFundraising. OnlineFundraising er et af markedets bedste værktøjer for organisationer, der ønsker at etablere betalingskanaler på deres kommunikationsplatforme. Med OnlineFundraisingLink kan OnlineFundraisings betalingsmuligheder let implementeres i løsninger, hvor formularer kan lægges ud på en virksomheds kommunikationsplatforme såsom, Social Media, Nyhedsbreve, LandingPages, hjemmesider osv.
Middleware blev del af en større automatisering
I løsningen tilførte vi også en integration til et middlewear der forbandt Diabetesforeningen med postnord-pakkelabels. Integrationen var en del af en større automatisering af foreningens processer, hvor eksempelvis processen for velkomstpakker til medlemmer blev effektiviseret. Processen der er automatiseret, rækker hele vejen fra digital tilmelding på hjemmeide, til at medlemmet modtager et fysisk brev.
Integration til Visma-ERP
Da integrationen ml. CRM og OF sikrede at alle opkrævninger, på alle de tilgængelige kanaler, landede i CRM, var det nødvendigt at etablere en integration til Visma-ERP, for at kunne overføre såkaldte ’sumtotaler’ mhp. afstemning.
Dette blev løst ved at CRM løbende dannede en sumtotal, som var en unik kombination af hhv. betalingskanal, betalingsdato, finanskode og formålskode. Hver betaling i CRM blev dermed relateret til en bestemt sumtotal. Hvis alle betalingerne i en given sumtotal havde de nødvendige betalingsinformationer, blev der dannet en fil, som automatisk blev overflyttet til Visma. Det blev herigennem sikret at økonomiafdelingen hos DBF havde gode vilkår for løbende afstemninger, samtidigt med at manuelle arbejdsgange og processer blev undgået.
Resultat
Sikret Diabetesforeningen en opdeling af deres systemlandskab, hvor ejerskabet af hhv. medlems- og økonomidata er blevet adskilt ift. CRM- og økonomi-systemet.
CPR-integrationen sikrer, at Diabetesforeningens medlemsdatabase er opdateret, hvilket giver en god datakvalitet. Integrationen sikrer blandt andet, at afdøde medlemmer ikke modtager Girokort.
Apopros Girokort, vi har i Diabetesforeningens løsning tilpasset OnlineFundraising til også at kunne administrere GIRO betalinger – en mulighed der ikke er standard hos OnlineFundraising.
Manuelle processer blev gjort automatiske, gennem vores integration mellem postnord-pakkelabels og Diabetesforeningen.