Projekbeskrivelse
Effektivisering og optimering af EVU’s sagsbehandlingssystem
Hos EVU har der været ønske om at lette organisationens arbejdsgange og registreringer ved at læne sig op ad en platform til sagsbehandling. Platformen giver mulighed for at samle funktioner fra mange af de eksisterende systemer, som EVU tidligere har anvendt.
Hidtil har EVU anvendt systemet ‘Hurtig sag‘, som anvender data fra EASY-PX og tager afsæt i en kopi af data fra STILLs Easy-P.
Systemet der ikke længere er optimalt, eftersom der yderligere anvendes forskellige Excel-ark, noter mm. i Outlook for bedst muligt at understøtte EVUs arbejdsgang.
Da EVU i forvejen anvender Microsoft Office 365 produkter, er platformen Microsoft Dynamics optimal for EVU, hvor CRM og Sharepoint kan anvendes som bl.a. et sagshåndteringssystem.
D. 1. januar 2019 startede EVU og Cenvation et samarbejde for at konkretisere EVU’s ønsker, forløbets gang samt for at uddanne og klargøre organisationen til at tage imod deres nye platform. EVU valgte standardplatformen Microsoft Dynamics CRM og Cenvation som rådgiver og implementeringspartner.
Hvad omfatter EVUs nye sagshåndteringssystem?
En platform til sagshåndtering
CRM som dataejer for basishåndtering
Mulighed for at gå fra en PDF/Manuelt behandlet formular til formularer på hjemmesiden, der – automatisk – kan oprette sager i CRM
Mulighed for at kunne flytte del af en intern infrastruktur til Microsoft, der står for vedligeholdelse og opgradering
Mulighed for at lave rapportering til bestyrelsen baseret på oplysninger fra CRM
Hvilke fordele har EVU opnået?
En platform, der aflaster IT-afdelingen, da ansatte – brugervenligt – kan udtrække data til Excel og generere lister, rapporter og dashboards
Et redskab til bedre servicering, hvervning og kommunikation til medlemmer mm.
Centraliseret platform hvor antallet af eksisterende IT-systemer er minimeret
En platform der kan automatisere og effektivisere trivielle opgaver
Brugervenlig og overskuelig arbejdsgang mht. sagshåndtering af fondansøgninger og klager på tværs af organisationen
Processen frem til udarbejdelse af EVUs produktionssætningen
I januar 2019 startede EVU og Cenvation en kombineret analyse- og designfase bestående af en række fokuserede workshops med formålet at definere forretningskritisk funktionalitet. Disse forretningskrav blev oversat til et design der kan implementeres. I bygfasen oversatte Cenvation designet til en ‘kørende’ løsning, mens EVU klargjorde testen af løsningen ved at skrive testmanualer.
Testen skete i samarbejde, hvor EVU testede applikationen og Cenvation rettede fejl, betød at testen blev afsluttet succesfuldt.
EVUs system blev produktionssat til tiden, indenfor budgettet og i den forventede kvalitet.