Kirkens Korshær benytter deres medlemssystem i CRM til en lang række person- og firmatyper. Der er tale om kontaktpersoner med personlige medlemskaber, gaveabonnementer, enkelt donationer eller personer med andet tilhørsforhold til Kirkens Korshær. Andre tilhørsforhold dækker blandt andet over
medarbejdere og frivillige i genbrugsbutikkerne, medarbejdere og frivillige i børne- og familiestøtte projekter (byarbejde) samt personer tilknyttet Kirkens Korshærs herberger, kirkekontorer og andre sociale tilbud.

Kirkens Korshær støtter samfundets mest udsatte, men målretter deres kommunikation og tilstedeværelse bredt i hele Danmark, for at kunne indsamle flere midler til at hjælpe flest muligt. Som en del af projektet med omlægning af data, blev der gjort nogle tiltag, for at kunne forbedre overblikket over faste bidragsydere og muligheden for at kunne segmentere og kommunikere til disse. Et tiltag var at påføre kampagne på betalinger, så man let kan spore resultater på de enkelte kampagner samt gøre det lettere at segmentere specifikt til medlemmer baseret på den kampagne, de har reageret på, kombineret med deres person- eller medlemstype. En kampagne kunne være en generel arvekampagne, eller mere specifikke kampagner i særlige anledninger fx jul eller korshærsdage. Nogle kampagner fordrer nye løbende aftaler, mens andre fordrer flere enkelte donationer.

Andre tiltag var med henblik på funktionalitet til at assistere med udsendelse af takkebreve for større donationer samt automatisk dannelse af opfølgningskald til faste bidragsydere baseret på udvalgte kriterier. På denne måde kan systemet hjælpe Kirkens Korshær til at række ud til relevante personer på udvalgte tidspunkter (fx ved fejlede eller manglende betalinger).

Inden omlægningen foretog Kirkens Korshær datavask ved udlæsning af data til eksternt bureau. Vasket data skulle herefter indlæses manuelt, hvilket var en omfattende og tidskrævende proces.

I forbindelse med omlægning hjalp Cenvation derfor Kirkens Korshær med en automatiseret proces for løbende datavask af deres medlemsdata. Dette gav mulighed for hyppigere datavask og lettere tilgang til datavask inden udsendelser af fx medlemsblade eller andet fysisk materiale. Med opdaterede adresser på modtagerne samt frasortering af døde medlemmer eller bidragsydere, kunne man opnå større sikkerhed i udsendelserne.

Datavasken sker ved hjælp af API-kald til BiQ. Løsningen i CRM tilbyder både hændelsesbaseret kørsel (fx ved oprettelse af nyt medlem) samt manuel igangsætning af en person direkte fra personkortet eller flere personer med udgangspunkt i en marketingsliste.

De manuelle igangsætninger er hos Kirkens Korshær implementeret som Power Automate-flow, der kan startes direkte fra CRM. Flowet snakker sammen med BiQ’s API og opdaterer personen i CRM med resultatet. Dato for seneste datavask gemmes på kontakten, så man kan minimere antallet af vask på
samme person indenfor en given periode.

Hos andre kunder har Cenvation håndteret lignende funktionalitet via en integrationskø, som giver mulighed for at genkøre fejlede elementer direkte i CRM. Cenvation har også erfaring med andre aktører til at vaske data fx Datafordeler.

Langt størstedelen af opkrævningerne hos Kirkens Korshær håndteres via betalingsservice, betalingskort eller MobilePay – og dette håndteres af OnlineFundraising. Kirkens Korshær har dog også en række betalingsaftaler, der opkræves via girokort. Ved omlægningen af data, blev de eksisterende giroaftaler placeret i samme datamodel som aftaler fra OnlineFundraising, dog med ’Giro’ som betalingsform. Data er bevidst placeret i samme tabel, for at gøre det lettere at trække statistik og fremsøge på tværs af betalingsformer (også inkl. betaling via girokort).

Løsningen efterligner en abonnementsløsning ved at kigge på forfaldsdato på alle aftaler med betalingsformen ’Giro’. Betalinger oprettes automatisk et bestemt antal dage før forfald, og der genereres i samme forbindelse en betalingslinje (FIK-kode) for hver betaling. Cenvation har lavet lignende løsninger hos andre kunder, hvor der er forskel på om print + forsendelse er manuelt, om det delvist fortages af CRM (via skabeloner) eller om det sendes til tredjepart.

Der er naturligt en ekstra omkostning i forberedelse og afsendelse af girokort, hvilket er samme årsag til at Cenvation i alle tilfælde anbefaler at konvertere medlemmer til automatisk betaling via BS, kortbetaling eller MobilePay. Der kan dog være særlige målgrupper, som kan være svære at konvertere, hvorfor der stadig kan være en positiv gevinst ved at understøtte den ekstra administration i håndtering af girokort.

Kirkens Korshær har fået udviklet funktionalitet til at assistere med indlæsninger af bankindbetalinger, hvad enten disse indeholder en betalingslinje og dermed er foretaget på baggrund af et girokort, eller om de blot er donationer foretaget via bankindbetaling.

Kirkens Korshær udlæser manuelt filer fra banken med angivelse af betalingslinje (FIK-kode), det indbetalte beløb og eventuelt andre oplysninger til yderligere at identificere indbetaleren. Filen indlæses manuelt i CRM, hvorefter funktionalitet automatisk forsøger at matche med betalinger i løsningen baseret på betalingslinjen. Dette gøres med henblik på at lukke betalingen ved at markere den som værende betalt og angive det indbetalte beløb samt indbetalingsdato.

Hvis betalingen ikke kan matches baseret på betalingslinjen, forsøges der yderligere at blive matchet med en kontaktperson baseret på medlemsnummer eller øvrige oplysninger (fx adresse), ved at lave en eksekvering af opsatte dubletregler i CRM. Kirkens Korshær skal i denne forbindelse validere matchet og igangsætte oprettelse af betaling i et nyt trin ved hjælp af en arbejdsproces i CRM.